Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Rheinische Orchesterakademie Mainz (ROAM). Du erreichst uns per E-Mail unter info@roam-online.de.

2. Zweck und Rechtsgrundlage

Wir erheben und verarbeiten deine Daten ausschließlich, um eingereichte Erstattungsanträge zu prüfen, abzuwickeln und auszuzahlen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Abwicklung und Dokumentation).

3. Verarbeitete Daten

Im Rahmen der Formularübermittlung verarbeiten wir die Daten, die du uns zur Verfügung stellst. Dazu gehören insbesondere:

• Stammdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Anschrift und Telefonnummer.
• Angaben zur Arbeitsphase und zum jeweiligen Erstattungstyp (z. B. Fahrtkosten, Aufwandsentschädigung, sonstige Ausgaben).
• Bankdaten (Kontoinhaber*in, Bankname, IBAN) für die Auszahlung. Diese Informationen werden verschlüsselt gespeichert und sind nur berechtigten Personen zugänglich.
• Details zu Aufwendungen oder Fahrten, einschließlich Zweck, Datum, Streckenangaben, Kilometer oder Beträge.
• Hochgeladene Nachweise wie Rechnungen, Tickets oder sonstige Belege sowie deine digitale Unterschrift.

4. Empfänger*innen

Deine Daten werden nur innerhalb der ROAM sowie von zur Auszahlung befugten Personen verarbeitet. Belege und Formulardaten werden in einer geschützten Nextcloud-Instanz gespeichert. Externe Dienstleister (z. B. Hosting-Provider, E-Mail-Versand) erhalten Daten ausschließlich im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe an Dritte zu anderen Zwecken findet nicht statt.

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie dies für die Bearbeitung deines Erstattungsantrags erforderlich ist. Darüber hinaus gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen aus dem Steuer- und Haushaltsrecht. Nach Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

6. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören geschützte Verbindungen, rollenbasierte Zugriffe und die verschlüsselte Speicherung sensibler Bankdaten.

7. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit deiner personenbezogenen Daten. Außerdem kannst du der Verarbeitung widersprechen, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen. Wende dich dazu bitte an die oben genannten Kontaktmöglichkeiten. Darüber hinaus steht dir ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

8. Aktualisierungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald neue gesetzliche oder technische Entwicklungen dies erfordern. Die jeweils aktuelle Version findest du jederzeit auf dieser Seite.